Bytte utleiesystem uten å miste oversikten

1. Lag en oversikt før du begynner

Skriv ned hvilke eiendommer, boliger og rom du forvalter, og hvilket selskap som er utleier. For hvert aktivt leieforhold bør du kunne finne:

• Riktig bolig eller rom og navnet på leietakeren.
• Startdato, eventuell sluttdato og avtalt husleie.
• Hvordan husleien faktureres og når den forfaller.
• Hvor signert kontrakt, innflyttingsprotokoll og andre viktige dokumenter er lagret.
• Hvor depositumet er opprettet og hvilken dokumentasjon du har.
• Om det finnes åpne saker, avtalte besøk eller oppgaver som noen følger opp.

Har du flere leietakere i samme bolig, kontroller hvilke rom og kontrakter som hører sammen. En felles kontrakt og flere separate kontrakter er ulike oppsett. Behold dokumentasjonen slik at du kan se den opprinnelige avtalen.

2. Ta vare på dokumentasjon og historikk

Hent ut oversikter og dokumenter du trenger fra det gamle systemet. Kontroller at du kan åpne filene og forstå hva de tilhører. En liste med aktive kontrakter erstatter ikke nødvendigvis historikken bak dem: gamle fakturaer, kreditnotaer, bilag og tidligere avtaler kan fremdeles være viktige.

Hvis virksomheten er bokføringspliktig, bør du sammen med regnskapsføreren avklare hvilke regnskapsopplysninger som skal bevares og hvor de skal ligge. Altinn beskriver blant annet krav til oppbevaring og sikkerhetskopiering av regnskapsmateriale. Ikke avslutt tilgangen til den gamle løsningen før du har kontrollert at nødvendig informasjon er tilgjengelig videre. Les Altinns veiledning.

Oppbevar personopplysninger trygt og gi bare tilgang til dem som trenger opplysningene i arbeidet. Bruk fiktive opplysninger når du prøver ut en ny arbeidsflyt.

3. Rydd i grunnlaget

Gå gjennom regnearket eller eksporten før du legger inn opplysningene:

1. Kontroller at én bolig eller ett rom ikke forekommer flere ganger under forskjellige navn.
2. Kontroller at leietakeren er koblet til riktig bolig og riktig selskap.
3. Se etter feil i datoer, beløp, telefonnumre og leilighetsnumre. Innledende nuller i et nummer kan forsvinne i regneark.
4. Skill aktive leieforhold fra avsluttede avtaler og tidligere leietakere.
5. Noter avvik som må avklares før du fortsetter.

Du trenger ikke å legge inn mer informasjon enn du har bruk for. Unngå å legge fritekst med private eller uvedkommende opplysninger inn i et felles regneark.

4. Planlegg overgang av husleien

Velg en overgangsdato, og se på hva som allerede er gjort for den aktuelle perioden. Er fakturaen sendt? Er husleien betalt helt eller delvis? Finnes det en kreditnota eller en åpen restanse?

Sammenlign den gamle og den nye oversikten før du sender nye fakturaer eller varsler. Målet er at leietakeren ikke får dobbelt faktura, og at innbetalinger ikke forsvinner mellom to systemer. Avklar med regnskapsfører eller betalingsleverandør hvordan historikken skal håndteres i din situasjon. Et tall i en ny oversikt er ikke i seg selv en bekreftelse på at en betaling er gjennomført.

5. Fordel tilganger og åpne saker

Dersom du har en forvalter, vaktmester eller andre medarbeidere, bestem hvem som skal følge opp hvilke boliger og saker. I Leieflyt kan du fordele oppgaver til roller i ditt eget firma. Kontroller at den enkelte har tilgang til informasjonen som er relevant for oppgaven.

Gå deretter gjennom henvendelser som ikke er ferdige. Er det avtalt besøk hos en leietaker? Hvem har ansvaret? Hvilke bilder og hvilken dokumentasjon trengs for at vedkommende skal kunne følge opp? Det er lettere å begynne i den nye løsningen når ansvaret er tydelig for hver åpen sak.

Når besøk innebærer tilsyn eller vedlikehold, må utleier ta hensyn til varslingsreglene og situasjonen. Husleietvistutvalget forklarer reglene om utleiers tilgang til boligen.

6. Kontroller før du tar løsningen i bruk

Velg noen leieforhold og sammenlign dem med det opprinnelige grunnlaget. Sjekk særlig:

• Bolig, leietaker og selskap er koblet riktig.
• Kontrakt og dokumenter kan åpnes av dem som skal ha tilgang.
• Avtalt husleie, forfall og eventuelle restanser stemmer med det du har kontrollert.
• Ingen nye meldinger eller fakturaer sendes før du har bestemt at overgangen er klar.
• Åpne saker og planlagte besøk har en tydelig ansvarlig.

Kontroller også hvordan du skal finne frem til eldre dokumenter og bilag etter overgangen. Vent med å lukke den gamle tilgangen til du har kontroll på nødvendig materiale.

Eksempel: Fra regneark til samlet oppfølging

En utleier har fem leiligheter i et regneark. Kontraktene ligger i en mappe, kvitteringene i e-post, og en åpen sak om en vaskemaskin ligger i en SMS-tråd. Før overgangen kontrollerer utleieren hvilken leilighet og leietaker saken gjelder, legger dokumentasjonen sammen med øvrig grunnlag og avklarer hvem som skal følge den opp. Dette er et fiktivt eksempel på en arbeidsmåte, ikke en måling av tidsbesparelse.

I Leieflyt samles oppfølging av boliger, leieforhold, meldinger og saker. Utleieren kan også legge bilag til riktig bolig og bruke valgfri KI til å få hjelp med svarutkast. Driver du alene, kan du følge opp selv; har du medarbeidere, kan du fordele arbeid til roller i virksomheten.

Vanlige spørsmål

Må jeg avslutte gamle leieavtaler når jeg bytter system?

Ikke legg til grunn at et systembytte i seg selv avslutter en avtale. Ta vare på den signerte kontrakten og kontroller hvordan den eksisterende avtalen skal registreres og dokumenteres. Ved usikkerhet om en konkret avtale bør du få juridisk hjelp.

Kan jeg begynne med noen få boliger?

En trinnvis overgang kan gjøre kontrollen enklere. Velg et avgrenset utvalg, sammenlign opplysningene nøye og planlegg hvordan resten skal flyttes uten at den samme husleien blir behandlet to ganger.

Hva gjør jeg med bilagene?

Samle dokumentasjon du trenger og knytt den til riktig bolig eller leieforhold i oversikten. Hvis du er bokføringspliktig, må oppbevaringen oppfylle reglene som gjelder for deg. Avklar med regnskapsfører hvordan regnskapsdata skal overføres og bevares.

Hvordan kommer jeg i gang med Leieflyt?

Start med å skaffe oversikt over boligene og leieforholdene dine. Les import og oppstart for mer om forberedelsene, og se slik fungerer Leieflyt for en gjennomgang av arbeidsflyten.

Vil du samle utleien i Leieflyt?

Se hvordan du kan forberede overgangen, og finn informasjon om priser.