GUIDE FOR UTLEIERE
Slik følger du opp henvendelser fra leietakere
En god henvendelse forteller hvem som trenger hjelp, hvilken bolig det gjelder og hva som har skjedd. Når saken, bildene og avtalen om besøk samles på ett sted, blir den enklere å følge opp.
Guiden er laget av Leieflyt for private utleiere og eiendomsselskaper.
1. Få de nødvendige opplysningene med en gang
Be leietakeren beskrive problemet, når det oppstod og hva som er forsøkt. Bilder kan gjøre det lettere å se hvilket utstyr eller hvilket område i boligen saken gjelder. Samle kontaktinformasjon og opplysninger om boligen sammen med henvendelsen.
Ved akutt fare for liv eller helse må leietakeren kontakte nødetatene. Alvorlige skader som vannlekkasje bør varsles direkte og håndteres raskt, i tillegg til vanlig dokumentasjon.
2. Hold samtale og dokumentasjon samlet
En sak kan inneholde spørsmål, bilder og svar, slik at du slipper å lete gjennom separate tekstmeldinger. Beskriv hva som er avtalt, og oppdater saken når det skjer noe nytt. Leietakeren har tilgang til informasjon og henvendelser i leietakerportalen.
3. Avtal et besøk fra saken
Når du må se på forholdet, kan du opprette et besøk fra saken eller samtalen. Tidspunkt, adresse og formålet med besøket samles i kalenderen, og leietakeren får varsel. Sørg for å avtale tilgang til boligen med leietakeren før besøket.
Ved tilsyn og vedlikehold er hovedregelen at leietakeren varsles i rimelig tid. Husleietvistutvalget skriver at det normalt bør varsles minst én uke i forveien, men beskriver også unntak og situasjoner der kortere frist kan være aktuell. Se Husleietvistutvalgets veiledning om utleiers tilgang til boligen.
4. Fordel oppgaven når flere jobber sammen
Har du en forvalter eller vaktmester i eget firma, kan du tildele saken eller besøket til riktig medarbeider. Vedkommende får opplysningene i sin app og portal, slik at du slipper å skrive hele henvendelsen på nytt. Håndterer du utleien selv, kan du følge saken direkte.
5. Avslutt med en tydelig oppdatering
Dokumenter hva som ble gjort, eventuelle bilder etter arbeidet og det som er avtalt videre. Gi leietakeren beskjed når saken er løst eller hvis det gjenstår arbeid. Det gjør det lettere å finne historikken hvis et lignende problem oppstår senere.
Hvem har ansvar for vedlikeholdet?
Start med å se hva som er avtalt i leiekontrakten. Hvem som skal vedlikeholde eller betale for en reparasjon, kan avhenge av avtalen, hva slags utstyr det gjelder og hvordan skaden oppstod. Husleietvistutvalget forklarer vedlikeholdsplikten og gir også en egen veiledning om ødelagte hvitevarer.
Ta vare på relevant dokumentasjon og snakk med leietakeren om hvordan saken skal løses. Vurder den konkrete situasjonen før du konkluderer med hvem som skal betale.
Gi svar på vanlige spørsmål før de oppstår
Informasjon om søppel, innflytting, utflytting og praktiske rutiner kan samles i leietakerens app. Da kan leietakeren finne frem til svarene selv, samtidig som det er enkelt å sende en sak når hjelp trengs.
Samle oppfølgingen i Leieflyt
Leieflyt samler henvendelser, dokumentasjon, besøk og oppgaver. AI kan hjelpe deg med forslag til svar, og funksjonen kan slås av hvis du ikke ønsker å bruke den.
Les også
Vedlikehold i leiebolig: Hvem har ansvar? – hovedreglene for vedlikeholdsansvar og hvem som betaler ved skade.